متقاضی باید تغییراتی را که بر پرونده اثر می‌گذارد گزارش کند
راهنمای اداره مهاجرت، پناهندگان و شهروندی کانادا (IRCC) با تاریخ ۳ سپتامبر ۲۰۲۶ توضیح می‌دهد چگونه درخواستِ در جریان را با اطلاعاتی که اداره مهاجرت نخواسته به‌روز کنید. هر تغییری که ممکن است بر اطلاعات یا شرایط واجد شرایط بودن پرونده اثر بگذارد، باید همراه با مدرک آن تغییر گزارش شود.
نمونه‌های راهنما عبارت‌اند از تغییر در وضعیت شغلی، تحصیلات یا توان زبان؛ ازدواج، جدایی یا طلاق؛ تولد یا فرزندخواندگی؛ فوت متقاضی، اسپانسر یا یکی از اعضای خانواده‌ی ثبت‌شده؛ گذرنامه‌ی جدید (متقاضی eTA با گذرنامه‌ی جدید باید eTA تازه بگیرد)؛ تغییر مهم سلامتی؛ اتهام یا محکومیت کیفری تازه؛ تغییر قانونی نام؛ و تغییر کشور یا منطقه‌ی محل سکونت. از همین مسیر می‌توان مدارک پشتیبان تازه‌ای را که هنگام درخواست در دسترس نبود اضافه کرد، نماینده را اضافه یا حذف کرد، یا اشتباه و اطلاعات فراموش‌شده را اصلاح کرد.
مدارک درخواست‌نشده معمولاً از طریق فرم وب اداره مهاجرت ارسال می‌شود
برای اطلاعات یا مدارکی که اداره مهاجرت نخواسته، راهنما متقاضی و نماینده‌ی مجاز را به فرم وب اداره مهاجرت هدایت می‌کند. در بخش «درخواست خود را شرح دهید» گزینه‌ی افزودن مدارک برای پشتیبانی یا تکمیل درخواست را انتخاب کنید، توضیح دهید چه چیزی و چرا می‌فرستید و مدرک را بارگذاری کنید.
این به‌روزرسانی‌ها در حساب کاربری آنلاین متقاضی دیده نمی‌شود. مدارکی که اداره مهاجرت صراحتاً خواسته، طبق دستورهای همان درخواست ارسال می‌شود.
برخی درخواست‌ها مسیر جداگانه دارند
متقاضی مجوز سفر الکترونیکی (eTA) باید مدرک تازه را فقط وقتی بفرستد که اداره مهاجرت بخواهد. ایمیل، پست یا فکس فقط زمانی مجاز است که نامه یا پیام اداره مهاجرت همان راه را اجازه داده باشد. راهنما برای چند گروه، مثل خانواده‌ی قربانیان کانادایی سوانح هوایی، موضوع ایمیل ویژه معرفی می‌کند و می‌گوید فقط متقاضیان ارزیابی خطر پیش از اخراج (PRRA) برای این کار می‌توانند از Canada Post Connect استفاده کنند.
راهنما برای چند برنامه‌ی آزمایشی اقامت دائم که در فرم وب فهرست نشده‌اند (از جمله برنامه‌ی آزمایشی کشاورزی-غذایی، برنامه‌ی آزمایشی مهاجرت روستایی و شمالی، برنامه‌ی آزمایشی مهاجرت جوامع روستایی، برنامه‌ی آزمایشی مهاجرت جوامع فرانسوی‌زبان و برنامه‌ی آزمایشی مهاجرت اقیانوس اطلس) مراحل ویژه‌ی فرم وب و برای مسیر اقامت دائم سودان یک کد ارائه می‌کند. افراد این گروه‌ها باید مراحل دقیق صفحه‌ی زنده‌ی اداره مهاجرت را دنبال کنند و دسته‌ی مشابه را به حدس انتخاب نکنند.
تغییر برنامه به درخواست جدید نیاز دارد
روند فرم وب درخواست را از یک برنامه به برنامه‌ی دیگر منتقل نمی‌کند. متقاضی که برنامه‌ی اشتباه انتخاب کرده یا می‌خواهد برنامه را عوض کند، باید درخواست انصراف از پرونده‌ی اول بدهد، درخواست جدید ثبت کند و هزینه‌های درخواست جدید را بپردازد. ممکن است بخشی یا همه‌ی هزینه‌های پرداخت‌شده برای درخواست اول بازگردانده شود.