یادداشت‌های پرونده: مأمور درباره‌ی شما چه نوشته است.

یادداشت‌های پرونده چیست

سامانه‌ی جهانی مدیریت پرونده (GCMS) بستری است که اداره‌ی مهاجرت کانادا درخواست‌های مهاجرت، شهروندی و گذرنامه را در آن رسیدگی می‌کند. «یادداشت‌های جی‌سی‌ام‌اس» نامی است که معمولاً برای نسخه‌ای از پرونده در همین سامانه به کار می‌رود؛ نسخه‌ای که پس از یک درخواست رسمی به دست متقاضی می‌رسد.

در پرونده‌ی ردشده، بخشی که بیشتر به کار می‌آید یادداشت مأمور درباره‌ی تصمیم است: کدام مدارک بررسی شده و چرا مأمور قانع نشده است. این یادداشت‌ها ممکن است کوتاه باشند. تصمیم را تغییر نمی‌دهند، اما کمک می‌کنند آن را بفهمید.

قانون حریم خصوصی یا قانون دسترسی به اطلاعات

اداره‌ی مهاجرت درخواست سوابق خود را بر اساس دو قانون فدرال می‌پذیرد. اینکه کدام مناسب‌تر است بیشتر به این بستگی دارد که درخواست‌دهنده کجاست و اطلاعات چه کسی را می‌خواهد.

طبق توضیح اداره‌ی مهاجرت، کسی که در ایران است و می‌خواهد پرونده‌ی ویزای ویزیتوری خودش را ببیند، می‌تواند خودش بر اساس قانون حریم خصوصی و بدون هزینه درخواست بدهد. نماینده‌ای که در کانادا است هم می‌تواند با رضایت‌نامه‌ی امضاشده‌ی متقاضی، پرونده را بر اساس قانون دسترسی به اطلاعات درخواست کند.

درخواست از طریق نماینده

نام رسمی رضایت‌نامه «رضایت برای درخواست دسترسی به اطلاعات و اطلاعات شخصی» (IMM 5744) است. با این فرم به بخش دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی اداره‌ی مهاجرت اجازه می‌دهید اطلاعات شخصی شما را به فردی که معرفی کرده‌اید بدهد. اگر چند نفر از اعضای خانواده در یک درخواست هستند، هر کسی که به حد سنی جدول بالا رسیده رضایت‌نامه‌ی جداگانه لازم دارد.

ثبت درخواست به‌صورت آنلاین

1. قانون را انتخاب کنیداز جدول بالا استفاده کنید. اگر خارج از کانادا هستید و پرونده‌ی خودتان را می‌خواهید، قانون حریم خصوصی همان مسیری است که اداره‌ی مهاجرت برای شما توضیح داده است.
2. مشخصات پرونده را آماده کنیدنام کامل همان‌طور که در درخواست آمده، تاریخ تولد، شماره‌ی درخواست و نوع درخواست را دم دست داشته باشید تا درخواست شما به‌روشنی به یک پرونده اشاره کند.
3. سامانه‌ی آنلاین را باز کنیدصفحه‌های درخواست اداره‌ی مهاجرت به سامانه‌ی آنلاین دولت کانادا برای درخواست‌های دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی پیوند دارند. اداره‌ی مهاجرت را به‌عنوان نهاد انتخاب کنید.
4. سوابق را توصیف کنیدبه‌روشنی سوابق همان درخواست مشخص، از جمله یادداشت‌های مأمور، را بخواهید. توصیف دقیق راحت‌تر از توصیف کلی رسیدگی می‌شود.
5. رضایت‌نامه را ضمیمه و در صورت لزوم پرداخت کنیداگر درخواست برای شخص دیگری است، فرم IMM 5744 را ضمیمه کنید. برای درخواست بر اساس قانون دسترسی به اطلاعات، ۵ دلار را آنلاین با کارت اعتباری یا پیش‌پرداخت (ویزا، مسترکارت، امریکن اکسپرس یا جی‌سی‌بی) یا کارت ویزا دبیت بپردازید. لازم نیست کارت به نام متقاضی باشد.

می‌توانید درخواست را با پست هم بفرستید: با فرم IMM 5563 اداره‌ی مهاجرت، فرم TBC/CTC 350-57 دبیرخانه‌ی هیئت خزانه‌داری، یا نامه‌ای که در آن قانون مورد نظر را ذکر کرده‌اید. نشانی پستی: Access to Information and Privacy Division, Immigration, Refugees and Citizenship Canada, Ottawa, Ontario K1A 1L1. در درخواست پستی بر اساس قانون دسترسی به اطلاعات، هزینه با چک یا حواله‌ی پولی به نام Receiver General for Canada پرداخت می‌شود.

چقدر طول می‌کشد

مهلت قانونی پاسخ در هر دو قانون ۳۰ روز تقویمی است (ماده‌ی ۷ قانون دسترسی به اطلاعات و ماده‌ی ۱۴ قانون حریم خصوصی). این مهلت قابل تمدید است:

• قانون دسترسی به اطلاعات: برای مدتی معقول، اگر درخواست شامل حجم زیادی از سوابق باشد، اگر جست‌وجو کار اداره را به‌شدت مختل کند، یا اگر به مشورت با نهادهای دیگر نیاز باشد.
• قانون حریم خصوصی: تا ۳۰ روز دیگر، اگر رعایت مهلت کار اداره را به‌طور نامعقول مختل کند یا مشورت لازم باشد؛ یا برای مدتی معقول برای ترجمه یا تبدیل اطلاعات به قالبی دیگر.

اگر اداره‌ی مهاجرت مهلت را تمدید کند، باید در همان ۳۰ روز اول به شما خبر بدهد و حق شکایت به کمیسر اطلاعات یا کمیسر حریم خصوصی را هم به شما اعلام کند. این اداره همچنین هشدار داده که افزایش چشمگیر تعداد درخواست‌ها ممکن است بر توانش برای پاسخ در این مهلت‌ها اثر بگذارد. اگر پس از ۳۰ روز خبری نشد، می‌توانید با ایمیل یا نامه از بخش دسترسی به اطلاعات و حریم خصوصی وضعیت درخواست را بپرسید.

یادداشت‌ها را چطور بخوانید

پاسخ ممکن است طولانی باشد و بخش‌هایی از آن سیاه شده باشد. وقتی اطلاعاتی داده نمی‌شود، پاسخ باید ماده‌ی مشخصی از قانون را که مبنای این کار بوده ذکر کند (بند 10(1) قانون دسترسی به اطلاعات و بند 16(1) قانون حریم خصوصی). شما حق دارید به کمیسر مربوط شکایت کنید.

• یادداشت مأمور را در نزدیکی تاریخ تصمیم پیدا کنید. استدلال معمولاً همان‌جا آمده است.
• هر نگرانی‌ای را که مأمور ذکر کرده فهرست کنید، مثلاً وابستگی، توان مالی، هدف سفر یا سابقه‌ی سفر.
• نگرانی درباره‌ی مدرکِ نبوده را از نگرانی درباره‌ی ارزیابی مدارک جدا کنید. اولی را اغلب می‌شود با مدرک برطرف کرد؛ دومی توضیح محکم‌تر یا تغییر واقعی در شرایط شما را لازم دارد.
• دنبال خطای واقعی بگردید: نام اشتباه کارفرما، مبلغی که اشتباه خوانده شده، یا مدرکی که «ارائه‌نشده» ثبت شده ولی شما فرستاده‌اید. این موارد را همراه با صفحه‌ای از درخواست که واقعیت درست را نشان می‌دهد یادداشت کنید.

استفاده از یادداشت‌ها پیش از درخواست دوباره

اداره‌ی مهاجرت می‌گوید درخواست دوباره با همان اطلاعات به احتمال زیاد تصمیم را تغییر نمی‌دهد. یادداشت‌ها نشان می‌دهند چه چیزی باید فرق کند. درخواست تازه را بر پایه‌ی تک‌تک نگرانی‌هایی که مأمور ثبت کرده بسازید و در نامه‌ای کوتاه توضیح بدهید چه چیزی تغییر کرده و کدام مدرک آن را نشان می‌دهد.

اگر یادداشت‌ها خطای واقعی روشنی را نشان بدهند، این موضوع ممکن است برای بازبینی قضایی در دادگاه فدرال هم مهم باشد. مهلت آن برای موضوعی که در کانادا پیش آمده ۱۵ روز و برای موضوعی که خارج از کانادا پیش آمده ۶۰ روز است و از روزی شمرده می‌شود که از تصمیم مطلع شده‌اید یا از آن آگاه شده‌اید (بند 72(2)(b) قانون مهاجرت). این مهلت منتظر رسیدن یادداشت‌ها نمی‌ماند؛ اگر به این مسیر فکر می‌کنید، همین حالا با وکیل صحبت کنید.

منابع رسمی

• اداره‌ی مهاجرت کانادا: درخواست بر اساس قانون حریم خصوصی
• اداره‌ی مهاجرت کانادا: درخواست بر اساس قانون دسترسی به اطلاعات
• اداره‌ی مهاجرت کانادا: رضایت‌نامه‌ی IMM 5744
• مرکز راهنمای اداره‌ی مهاجرت: اداره چقدر برای پاسخ وقت دارد؟
• اداره‌ی مهاجرت کانادا: مهلت پاسخ به درخواست‌های دسترسی و حریم خصوصی
• اداره‌ی مهاجرت کانادا: گزارش به کمیته‌ی پارلمان درباره‌ی سامانه‌ی GCMS
• دبیرخانه‌ی هیئت خزانه‌داری کانادا: ثبت درخواست
• وزارت دادگستری کانادا: ماده‌ی ۷ قانون دسترسی به اطلاعات
• وزارت دادگستری کانادا: ماده‌ی ۱۴ قانون حریم خصوصی
• وزارت دادگستری کانادا: ماده‌ی ۷۲ قانون مهاجرت